デジタル化が進む時代です。
しかし、できるビジネスマンはなぜかアナログな手帳を使っていると聞くことが多いものです。
また、年末年始になると、東洋経済や日経関連では「手帳特集」が行われます。
どうしてデジタル時代に入っているのに、アナログな手帳が今でもなくならないのでしょうか。
今回は、いつの時代でも、スマートフォンが普及した現在でも、すべての情報がクラウドで管理されるようになっても、変わることなく「できるビジネスマン」が愛用する手帳の使い方についてお話していきます。
1. できるビジネスマンが手帳を使う理由 2. 差をつけたいなら効果的な使い方を知ろう 3. 自分に合った手帳の選び方とは 4. まとめ
1.できるビジネスマンが手帳を使う理由
どうしてできるビジネスマンは手帳を使うのでしょうか。
正直なところ、スマートフォンが1台あれば、手帳でできることなんて全部できるんです。
でも、手帳を使う。ここには何か理由があるはずです。
(1)手帳を使うと仕事も自分も変わる
「手帳なんていらないよ、スマホがあれば十分だし」
こういう意見もあります。
確かにそのとおり、反論の余地はありません。
しかし、この意見には次の使い方しか考えられていないことを知っているでしょうか。
「手帳＝スケジュール管理」
これ、ものすごくもったいない手帳の使い方なんです。
というのも、手帳を上手に使っているビジネスマンはスケジュール管理だけではなく
・目標
・目的
・計画
・実行
・振り返り
いわゆる「PDCA」のために使っていることが多いのです。
出典：desknets.com
このように手帳を使うことで、仕事の要領が良くなります。
これまで見えていなかったことが見えてきます。
プライベートでの活用も含めて「質」が変わってきます。
手帳はカレンダーを小さくしたスケジュール管理表ではありません。
あなたの思考を整理し、次の行動へ導いてくれる「場所」であることを理解しておきましょう。
(2)できるビジネスマンの手帳の役割
では、できるビジネスマンの手帳の役割を具体的に見ていきたいと思います。
・スケジュール管理
・目標
・目的
・覚えておきたいこと
・気になったこと
・反省点
・改善点
このような情報を、一つの場所へギュッと詰め込んでおくことです。
一つの手帳へ詰め込むことが難しい人や、具体的な行動とアイデアを分けておきたい人は、二冊の手帳を持っていることもあります。
具体的な行動用は少し大きめの手帳。
アイデアをサッと書きたい手帳は小さくて軽いもの。
使い分けることで、情報を整理しながら記録することができます。
出典：Rakuten
また、手帳にはこんな役割もあります。
「見た目の印象が良い」
例えば、商談の席で次回の打ち合わせの日程が決まったとき、背中を丸めて小さなスマートフォンの画面を見ながら、チマチマとカレンダーへスケジュールを入力するよりも、手帳をサッと取り出して、お客様とアイコンタクトを取りながら書き込む方が信頼感も高まります。
さらに、こんな役割もあります。
「すぐに書ける」
スマートフォンを使っていると、電源が減ってきていれば書き込むことを後回しすることが増えます。
また、メモを書き込むためにアプリを立ち上げるのが面倒に感じてしまい、後回しになることもあります。
一方、手帳でしたら電源を心配する必要はありません。
アプリの起動にイライラすることもありません。
カバンやポケットから取り出して開ければOK。
後回しにすることなく、忘れることもありません。
2.差をつけたいなら効果的な使い方を知ろう
できるビジネスマンが手帳を使うとき、意識してやっていることがあります。
(1)手帳に何を書く？
できるビジネスマンは、目の前にあるタスクを管理するためだけに手帳を使っていません。
今も大切ですが、未来へつながるアイデアや行動予定を落とし込んでいます。
・目標
・ToDoリスト
こういった情報も書くようにしておきましょう。
(2)目標と目的は必須
手帳には目標と目的は必須です。
というのも、目標へつながる予定や計画を練り、その内容を手帳へ落とし込むからです。
そして「目的」も大事なポイントです。
人は「なぜやるのか」という目的が曖昧ですと、継続していくことが困難になります。
さらに、もうひとつ大事なのが「締め切り」です。
期限を決めていない目標は、結局はやらない計画になりがちです。
(3)計画を立てて無駄を省く
計画を立てると何が良いのか。
それは、毎日「今日は何をしようか」と考えて悩む無駄が省けることです。
この時間や労力、意外に多くのリソースを消費しています。
そして、残念なことに何も生み出さない。
悩んだ末に「明日でいいか」となり、先延ばしにしただけという結果になりがちです。
それなら最初から「悩む」ということをせず、休憩時間にしておいた方がカラダのためにも良かったはずです。
(4)PDCAを手帳で回す
自分の仕事でもプライベートでもPDCAは大切です。
でも、PDCAを大きく捉えてしまうとできなくなります。
そこで手帳を活用します。
手帳の中でPDCAをそれぞれ書き出し、これから何を改善すれば良いのかを明確にしましょう。
これだけでも、できるビジネスマンへ成長することが叶います。
(5)同時進行プロジェクト管理
同時進行しているプロジェクトありませんか？
複数のチームが動いていると、情報管理を含めて複雑になってきます。
例えば、ミーティングにしても、ダブルブッキングしてしまうことも考えられます。
特に、クライアント様との打ち合わせが、別のプロジェクトのお客様の打ち合わせと被さってしまうと最悪な状態です。
こういった間違いや、未来の計画を立てるためにも、プロジェクトタスクを手帳で管理しておきましょう。
(6)とにかく「メモ」
ほとんど人はアイデアの閃きをもっています。
しかし、アイデアを温めて具体的な行動へ繋げられる人は一握りです。
この違いはどこから生まれるのかというと「メモ」しているかどうか。
人はすぐに忘れる生き物です。
今は覚えていても、ランチを食べた後には忘れている。
そういうものです。
そこで、手帳を開けて思いついたアイデアを書き留めておきましょう。
そのアイデアが良いかどうかは判断しません。
判断するのはもっと先でOKです。
とにかく「メモ」して残す。
すると、未来に他のアイデアや閃きと混じり合って、具体的な計画へと成長し、行動が起こせるようになります。
(7)ToDoリストは思考が整理される
できるビジネスマンは、やることを整理しています。
そのため、頭の中がごちゃごちゃになっていません。
Aをやった後にBをして、Bが終わったらCをする。
こういう考え方です。
そして、この考え方を視覚化し、自分への満足度をアップする方法としてToDoリストを活用しています。
ひとつ終わればチェックを付ける。
これで終わった感が出てきます。
思考から終わったタスクを無くすことができます。
すると、次のタスクへ空き領域を使うことができます。
3.自分に合った手帳の選び方とは
手帳を購入するとき、選び方を知っていると便利です。
(1)デイリー
出典：minnne
1日1ページタイプです。
書くことが多い人向けの手帳です。
スペースが多いので、打ち合わせの内容や日記も書けます。
アイデアノートとしても使えます。
(2)ブロック
出典：Rakuten
デイリーほどではありませんが、そこそこ書き込めるスペースを持っています。
毎日のタスクをToDoで管理し、残りは未来の計画を記入する。
こういう使い方が多い人向けです。
(3)ホリゾンタル
出典：midori-store.net
ビジネス手帳の王道です。
横書きで一日ごとの予定を書けます。
一般的には見開きで6日～7日分が見渡せます。
手帳を使った経験が少ない方は、このタイプから始めてみてください。
(4)サイズで選ぶ
出典：Rakuten
手帳を選ぶとき、サイズに注意しておきましょう。
持ち運ぶのかどうか。
何に入れて持ち運ぶのか。
使い方で選ぶのがポイントです。
例えば、事務所の机だけで使うならA4版が使いやすいです。
対して、カバンに入れて持ち歩くなら、B6、またはA5以下が理想です。
(5)素材で選ぶ
出典：neophyt.jp
手帳は手に触れた時の質感も大切です。
ビニールのペラペラとした質感では、自分の予定やタスクも安っぽく感じて思い入れが出てきません。
手に持ったときの感触も確かめておきましょう。
自分の気持ちを上げてくれる手帳を持つことが大切です。
4.まとめ
できるビジネスマンほど手帳を使っています。
おそらく今日のタスクと予定、未来の目標を一目で繰り返し確認できるからでしょう。
また、手帳を取り出したときの印象も少なからず影響していると思います。
目の前でスマホを取り出してスケジュールをチャチャッと入力されるより、手帳を開いて書いたほうが、相手にも「大事にされている感」が伝わります。
ぜひ、新しい年は手帳を使ってみてください。
きっとあなたの仕事やプライベートに変化が出てくるはずです。
